1. Datenmigration wird immer unterschätzt:
Beim Überführen von Daten in ein neues ERP-System müssen Informationen aus verschiedenen Quellen und oft unterschiedlichen Systemen integriert werden. Dies erfordert nicht nur technisches Fachwissen, sondern auch eine gründliche Planung und Koordination. Zunächst müssen die Daten im Altsystem geprüft, bereinigt und konsolidiert werden. Die Datenmigration selbst muss technisch vorbereitet, implementiert, getestet und durchgeführt werden. Nach der Übertragung müssen die Daten im neuen System häufig vom Auftraggeber weiter bearbeitet, angereichert und ergänzt werden. Besonders auf Seiten des Auftraggebers wird der damit verbundene Aufwand häufig erheblich unterschätzt!
2. Testen und Qualitätssicherung ist immer mehr Aufwand als gedacht:
ERP-Systeme sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Daher ist es von großer Bedeutung, dass sie von hoher Qualität und Zuverlässigkeit sind. Qualität entsteht jedoch nicht von allein. Sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber sollten sich genügend Zeit nehmen, um alle Funktionen und Eigenschaften des neuen ERP-Systems gründlich zu überprüfen. Insbesondere sollten Sicherheit, Datenqualität und Performance unter Last umfassend getestet werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass hierfür im Projektplan häufig viel zu wenig Zeit vorgesehen wird – oft nur 10% des Entwicklungsaufwands.
3. Ganz ohne Änderungen geht es nicht:
Häufig wünschen sich Auftraggeber zunächst eine 1:1-Systemablösung ohne Verbesserungen. Optimierungen und neue Ideen sollen dann später umgesetzt werden. Dies ist zwar nachvollziehbar, in der Praxis jedoch meist weder machbar noch sinnvoll. Zum Beispiel sind in alten ERP-Systemen viele Prozesse aufgrund technischer Einschränkungen als Batch-Läufe implementiert. Moderne ERP-Systeme bieten jedoch erheblich mehr Leistung und Möglichkeiten. Batch-Läufe werden etwa durch synchrone oder asynchrone Verarbeitung ersetzt. Dies ist nur ein Beispiel das zeigt, warum eine 1:1-Ablösung oft nicht möglich und auch nicht sinnvoll ist. Stattdessen sollte von Anfang an Zeit für die Spezifikation, Umsetzung und Tests einer sinnvollen Anzahl an Anpassungen eingeplant werden. Dies trägt zudem zur Akzeptanz des neuen Systems bei.
Ein letztes Learning liegt mir besonders am Herzen, da ich dieses in den letzten Jahren immer und immer wieder als besonders frustrierend erlebt habe – vor allem für die Auftraggeber, aber auch für die Entwickler:innen auf Auftragnehmerseite. Diese Erfahrung möchte ich Ihnen gerne ersparen:
4. Lernen Sie vor Auftragserteilung das Entwicklungsteam kennen:
In der Angebots- und Vertriebsphase sprechen Auftragnehmer oft mit Vertriebsmitarbeiter:innen und Senior-Projektleiter:innen des potenziellen Auftraggebers. Natürlich schickt der Auftragnehmer seine besten Leute, um seine Expertise zu demonstrieren. Aber sind das auch die Personen, die später die Umsetzung vornehmen? Leider ist das oft nicht der Fall. Zu häufig erlebe ich, dass die Umsetzung dann von weniger erfahrenen Entwickler:innen und Projektleiter:innen durchgeführt wird. Diese zeigen zwar vollen Einsatz, können letztendlich aber die Versprechen aus der Vertriebsphase trotz aller Bemühungen nicht einhalten: Das Zeitziel kann nicht eingehalten werden, bestimmte Funktionen sind doch nicht umsetzbar und die Qualität entspricht nicht den Erwartungen. Dies führt auf beiden Seiten zu Frustration. Daher ist es ratsam, schon vor der Auftragserteilung das tatsächliche Entwicklungsteam kennenzulernen und die Namen der Entwickler:innen, Tester:innen und vor allem der Projektleitung auch im Vertrag festzuhalten. Es kann und wird natürlich immer wieder zu Änderungen kommen. Das Ziel sollte sein, dass die richtigen und erfahrenen Personen im Team bleiben, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.
Relevant für Sie? Gerne unterstützen wir Sie bei diesen (und den zahlreichen weiteren) Herausforderungen, die eine ERP-Einführung oder -Ablöse beinhaltet. Unsere erfahrenen Software Quality Lab Consultants stehen Ihnen zur Seite, damit Sie alle Herausforderungen und Probleme gut meistern und am Ende die gesteckten Ziele auch tatsächlich gut und für alle positiv erreichen.
