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Eine Anforderungsspezifikation muss vor allem vollständig und verständlich sein. Aber was bedeutet verständlich? Und was macht verständliche Anforderungen aus? Im Folgenden einige Infos und Tipps, wie Sie Ihre Anforderungen verständlicher schreiben können.

Eine Anforderung ist dann verständlich beschrieben, wenn sich beim Leser ein Bild im Kopf aufbaut und er versteht, was gemeint ist. Die Verständlichkeit wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Langer, Schulz von Thun und Tausch¹ schlagen in ihrem „Hamburger Verständlichkeitsmodell“ folgende Einflussfaktoren vor:

• Einfachheit: geläufige Begriffe, wenige Fremdwörter, einfache Sätze, wenige Nebensätze.
• Gliederung und Ordnung: Klarer Aufbau des Textes, roter Faden, logische Ordnung
• Kürze: keine ausschweifenden Formulierungen, auf Nutzinformation beschränken
• Lebendigkeit: Zusatzinformationen, die die Anforderung lebendiger und konkreter machen, z. B. Beispiele, Anwendungsszenarien, Testdaten

Die folgenden Tipps helfen, die vier Faktoren der Verständlichkeit in Ihren Anforderungsspezifikationen zu erhöhen:

1. Vermeiden Sie Fremdwörter, verwenden Sie nur Begriffe, die ein neuer Mitarbeiter versteht.
2. Übertreiben Sie es nicht mit Abkürzungen. Erklären Sie alle Abkürzungen im Glossar.
3. Geben Sie Ihren Anforderungen eine logische Struktur. Halten Sie diese immer ein.
4. Verwenden Sie Bullet Points und Nummerierungen statt Fließtext.
5. Halten Sie Anforderung und Details zusammen.
6. Halten Sie Ihre Sätze kurz, maximal 2 Zeilen je Satz.
7. Jeder Satz darf nur eine Anforderung beinhalten.
8. Geben Sie einige reale Beispiele zur Verdeutlichung. Dies erleichtert auch das Testen.
9. Visualisieren Sie wichtige Zusammenhänge und Abläufe mit Modellen und Bildern.
10. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung und korrigieren Sie alle Fehler.

In unserem Training „Grundkurs technisches Schreiben“ lernen Sie, wie Sie Anforderungsspezifikationen und andere technische Texte verständlich schreiben können und welche weiteren Qualitätskriterien gute Anforderungen erfüllen müssen. Kurze Input Sessions und einfache Übungen vermitteln Wissen und Kenntnisse, damit die Leser Ihre Texte in Zukunft noch besser verstehen und effizienter damit arbeiten können.

¹ Langer, Schulz von Thun, Tausch, „Sich verständlich ausdrücken“, reinhardt Verlag, 2015