Testprojekte haben - wie alle anderen Projekte auch - einen sehr hohen Bedarf an Kommunikation.
Wird ein Testprojekt innerhalb derselben Organisation ausgesteuert, liegen wesentliche Bestandteile der Kommunkation, wie z.B. aktueller Status oder Änderungen von Rahmenbedingungen, in der Verantwortung des Testmanagers. Dieser ist fest in die Hierarchien integriert und hat direkten Kontakt zu den wesentlichen Stakeholdern. Neben formalen, institutionalen Plattformen der Kommunikation findet vor Ort auch viel implizite Kommunikation mit Verantwortlichen statt, die dem Testmanager die Möglichkeit gibt, sein Projekt bzgl. des Umfelds optimal auszusteuern.
Ein externes TestCenter ist loser gekoppelt. Daher ist ein genaues und abgestimmtes Berichtswesen für den Erfolg eines Testprojekts essentiell. Die örtliche Distanz beeinflusst die kontinuierliche, informale aber dennoch sehr wichtige Kommunikation, die oft auch als "Flurfunk" bezeichnet wird. Dies ist nicht unbedingt als Nachteil eines TestCenters zu betrachten, im Gegenteil. Jede Form eines Projektes basiert auf verbindlichen Informationen und Zusagen der Projektverantwortlichen. Ein TestCenter fördert daher, dass auf eine genauere und vor allem schriftliche Kommunikation geachtet wird, die insbesondere auch an die wichtigsten Stakeholder verteilt wird.
Bewährt haben sich hierzu folgende Formen der schriftlichen Kommunikation des TestCenters mit dem Kunden:
Eine regelmäßige Aufstellung der aufgewendeten Stunden inklusive eines Ausblicks, wann der geplante Umfang zeitlich aufgebraucht ist.
- Neben der reinen Umsetzung der Aufgaben innerhalb eines Projekts müssen Kapazitäten oft auch für einen gewisse Laufzeit bereitgestellt sein.
- Ein Burndown-Chart kann hier helfen, die voraussichtliche Dauer, vorherzusehen.
- Nur die aufgebrauchten Stunden zu zeigen, ist meist nicht zielführend.
Ein Protokoll für jedes Meeting, das abgehalten wird. Dieses Protokoll sollte mindestens die getroffenen Entscheidungen und die vereinbarten nächsten ToDos enthalten.
Ein regelmäßiger monatliche Statusbericht des TestCenters an den Kunden. Darin enthalten sollten sein:
- die vereinbarten Ziele bzw. Abweichungen und aktuelle Risiken
- durchgeführte Aufgaben und Erfüllungsgrad inklusive Metrik für die aktuelle Berichtsperiode
- geplante Aufgaben für die folgende Berichtsperiode
- technische und organisatorische Empfehlungen
Ein Abschlussbericht des gesamten Projekts. Ähnlich wie bei dem Monatsbericht, sollten auch hier mindestens enhalten sein:
- iniitale Ziele und Abweichungen
- Projektergebnisse und Metrik
- technische und organisatorische Empfehlungen
Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch eine genau vorabgestimmte Zuordnung, wer die Berichte erhält. Als Mindestvereinbarung haben sich folgende Verantwortliche bewährt:
Kundenseitig:
- direkter technischer Ansprechpartner
- Auftraggeber (Entscheider)
Im TestCenter:
- Leiter des TestCenters
- Testmanager
- Vertriebskontakt
Ergänzend dazu ist die Vereinbarung eine fixierte Antwortdauer zielführend, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Man sollte sich darauf verständigen, dass Berichte dann als bestätigt gelten, wenn innerhalb eines vorher definiertem Zeitraums (z.B. 5 Arbeitstage) keine Rückmeldung erfolgt.
