Warum sind Veränderungen im Unternehmen eigentlich so schwierig? Die Ideen liegen auf dem Tisch, optimale Prozessmodelle wurden gezeichnet oder das passende Werkzeug wurde nach einer Evaluierung gefunden… jetzt muss das Projekt „nur“ mehr umgesetzt werden. Doch in der Praxis scheitern häufig genau solche Projekte. Die Projektdauer ist viel zu lang, Budgets werden überschritten oder die Veränderung wird komplett abgebrochen. Darüber hinaus akzeptieren die Mitarbeiter bzw. Nutzer den neuen Zustand oftmals nicht, frei nach dem Motto „Operation erfolgreich (technisch) - Patient tot (Mitarbeiter sind unzufrieden oder kündigen sogar Ihren Job)“.
Doch von Organisationen wird Agilität erwartet und Veränderungen sind nötig, um wettbewerbsfähig zu sein bzw. Wettbewerbsvorteile auszubauen und zu fördern.
Change Management ist doch ganz logisch und einfach: einen Ausgangszustand in einen Sollzustand zu überführen. Doch die Hürden und Stolpersteine warten an jeder Ecke im Zuge des Veränderungsprozesses, von der Analyse, dem Lösungskonzept, beim Schaffen der nötigen Voraussetzungen und natürlich in der Umsetzungsphase. Machen Sie Ihr nächstes Projekt erfolgreich und bedenken Sie dazu unter anderem folgende Punkte.
Ist der Ist-Zustand bekannt?
Der Wandel beschleunigt sich und bewirkt sowohl interne, als auch externe Veränderungen für ein Unternehmen. Dabei ist eine Analyse der Ist-Situation die Grundlage für gute Entscheidungen, die die Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit erhöhen. Versäumte Veränderungen erhöhen den Handlungsdruck auf eine Organisation. Doch das operative Tagesgeschäft fordert die Mitarbeiter, auch Führungskräfte wenden oft viel Zeit für das operative Geschäft auf. Dies verhindert oftmals die vorher notwendigen manchmal zeitaufwendigen Analysen und das daraus folgende strategische Handeln.
Folgen dieser fehlenden Informationen sind:
- Maßnahmen werden ohne die nötige Entscheidungsgrundlage getroffen
- Bei wiederkehrend auftretenden Problemen werden die Symptome behandelt, nicht die Ursache
- Auf Veränderungen wird nicht oder falsch reagiert
- Das vorhandene Potential wird nicht ausgeschöpft
- Der Blick über den Tellerrand fehlt
- Ein „Big Picture“ oder eine Gesamtstrategie wird nicht verfolgt
Verschaffen Sie sich daher unbedingt einen Überblick über die aktuelle Situation und verfolgen Sie dann ein „Big Picture“. Somit räumen Sie schon vor dem Projektstart viele Stolpersteine aus dem Weg.
Tipp für Führungskräfte: Bewusstsein schaffen für Ihre Aufgaben im Unternehmen
Probieren Sie folgende Methode aus (J.E. Edlund 2010) Schreiben Sie in eine Liste mit drei Spalten in die erste Spalte, welche Tätigkeiten Sie täglich ausführen. In die zweite für welche Aufgaben Sie eingestellt sind bzw. welche Aufgaben aus dem aktuellen Organisationsmodell resultieren. Nun subtrahieren Sie die Spalte zwei von der Spalte eins. Das Ergebnis sind die Aufgaben, die sie delegieren oder gar nicht machen sollten. Werden Sie genau diese Aufgaben wieder los und schaffen Sie dadurch Zeitressourcen für das Lösen von wichtigen Problemen!
„Who wants Change?“
In diesem Bild offenbart sich das häufig anzutreffende Verhalten von Mitarbeitern. Natürlich wollen die Mitarbeiter ein optimal angepasstes ERP System, schnelle Entscheidungsprozesse, eine Qualitätssicherung, bei der keine Fehler zum Kunden gelangen, usw. Doch der Weg zu diesen Zielen stellt für die Beteiligten eine Herausforderung dar. Folgende Aussagen sind dabei anzutreffen:
- „Das haben wir immer schon so gemacht.“
- „In diesem System steckt so viel Arbeit und jetzt soll es einfach weggeschmissen werden?!“
- „Ja das könnte man schon ändern, aber es gibt zehnmal wichtigere Dinge im Unternehmen.“
- „Nur weil alle anderen dies so machen…“
- „Ich kann nicht noch mehr arbeiten!“
Erwarten Sie Widerstand der Beteiligten, auch wenn es sich um eine gewünschte Veränderung handelt.
Schaffen Sie die Voraussetzungen vor dem Projektstart
Einfach einmal darauf los oder „learning by doing“, sind schlechte Ratgeber bei weitreichenden Change Projekten. Natürlich lernt man während des Projektes etwas dazu und einzelne Punkte des Projektplanes müssen angepasst werden, doch ohne die nötigen Rahmenbedingungen sind Change Projekte zum Scheitern verurteilt. Ein entscheidender Punkt ist zum Beispiel, das Ziel für das anstehende Projekt klar zu definieren und den Scope abzustecken. Was ist der Inhalt der Veränderung und was ist bewusst nicht Inhalt dieses Projektes? Schaffen Sie diese und weitere Rahmenbedingungen vor dem Projektstart und bringen Sie Ihr Projekt nichts ins Stocken.
Kommunikation als entscheidender Erfolgsfakor
Sie haben ein Veränderungsprojekt genau geplant, dabei die Vision in Ziele gegossen und trotzdem stockt der Verlauf nach dem Projektstart. Bei den Mitarbeitern liegt der Fokus wieder beim Tagesgeschäft oder die Beteiligten verlieren sich in Nebenaufgaben. Das Team arbeitet einfach nicht gut zusammen. Der Change Leader, also der Verantwortliche im Veränderungsprojekt, ist hier besonders gefordert. Inspirierende Führung, klare Regeln und gute Kommunikation sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Motivierte Mitarbeiter im Umsetzungsteam werden Ihr Projekt erfolgreicher machen.
Quelle: J.E. Edlund (2010) Monkey Management: Wie Manager in weniger Zeit mehr erreichen. Münster: Monsenstein und Vannerdat.
Fazit
Change Management ist nicht nur graue Theorie, sondern trägt entscheidend zum dauerhaften Unternehmenserfolg bei. Ein Negativbeispiel, das dies zum höchsten Grad zum Ausdruck gebracht hat, ist Nokia. Deren Übergang zum Smartphone mit den damit verbundenen Entscheidungen wurde nicht vollzogen und das Unternehmen ist gescheitert.
Die Anforderungen an einen Change Leader sind vielseitig und in den jeweiligen Projektphasen unterschiedlich. Machen Sie Ihr nächstes Change Projekt erfolgreich!
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Bei einer „Potentialanalyse & Prozessdiagnose“ wird der Ist- und Sollzustand erhoben und dabei Schwachstellen und Möglichkeiten der Prozesse-Optimierung aufgezeigt.
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