Jedes Projekt hat seine Unterschiede. Es gibt verschiedene Ausgangssituationen, Projektziele und Unternehmenskulturen. Zudem tragen Persönlichkeiten und Arbeitsweisen im Team ihren Teil dazu bei, dass sich der Ablauf von Projekt zu Projekt stets unterscheidet.
Eines haben jedoch alle Projekte gemeinsam: Es wird immer etwas geben, das der ursprünglichen Planung entgegenläuft. So könnte plötzlich ein wichtiger Mitarbeiter ausfallen, wodurch ein Arbeitspaket nicht rechtzeitig fertiggestellt wird und sich die Folgearbeit verzögert.
Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass alles genauso läuft, wie Sie es erwarten. Ihr Plan ist kein Drehbuch für die Realität. Er spiegelt nur alle Information wider, die Sie bis zum Zeitpunkt X hatten - nicht mehr und nicht weniger.
Projekt ohne Plan
Nach unserer Erfahrung ist der Kardinalfehler bei der Mehrzahl aller Projekte, dass wegen Zeitmangels oder Unkenntnis gar nicht geplant wird. Dabei sparen ein strukturierter Ablauf und eine klare Aufgabenverteilung viel mehr Zeit als man am Anfang investieren muss. Vor allem bei Projekten, für die nur knappe Ressourcen und wenig Zeit besitzen, ist eine durchdachte Planung schon die halbe Miete.
Einige Fragen sollten Sie bereits im Vorfeld stellen:
- Wann ist der endgültige Liefertermin für das Projekt?
- Welche einzelnen Arbeitsschritte sind notwendig und wie umfangreich sind sie?
- Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um mit den einzelnen Schritten beginnen zu können? Wieviel Zeit muss dafür zusätzlich eingeplant werden?
- Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
- Sind alle Ressourcen verfügbar oder welche Backup-Lösung greift, falls jemand ausfällt?
Stand des Projekts
Die Meilensteine des Plans sind nun Ihre Basis, um die Messbarkeit im Projekt zu ermöglichen. Nutzen Sie sie, um jederzeit den Überblick über den Projektstatus zu behalten. Machen Sie sich bewusst, dass offene und transparente Kommunikation, wie wir sie aus dem Kick-off-Meeting kennen, auch während der Umsetzung unerlässlich ist.
Regelmäßige (kurze!) Statusmeetings sind keine Verschwendung von Arbeitszeit. Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten den aktuellen Stand kennen. Wenn jeder über die Teilziele Bescheid weiß, auch darüber, bis wann diese geliefert werden sollen, sind Abweichungen sofort sichtbar und können direkt angesprochen werden.
Indem Sie Zwischenstände abfragen, wird sich schnell zeigen, ob ein Mitarbeiter Ihre Unterstützung benötigt. Sie haben damit die Möglichkeit, zu agieren anstatt nur zu reagieren. Niemand sollte verzweifelt allein nach einer Lösung suchen müssen, die innerhalb des Teams schnell gefunden wäre.
Die Regelmäßigkeit muss dabei immer an der Dauer Ihres Projekts ausgerichtet sein. Das bedeutet nicht, jeden Tag mit allen Beteiligten eine Telefonkonferenz durchzuführen. Wenn Sie sich jedoch nach einigen Wochen das erste Mal nach dem aktuellen Stand erkundigen, ist das Kind vielleicht schon in den Brunnen gefallen.
Erkennen von Problemen
Doch nicht nur die beschriebenen Meetings sind eine gute Möglichkeit, immer ganz nah am Geschehen zu bleiben. Als "Management by Wandering Around" (Gemba Walks) bezeichnet man es, wenn Sie Ihre Teammitglieder am Schreibtisch besuchen. Fragen Sie, woran die Mitarbeiter gerade arbeiten, wie sie vorankommen und wie eine bestimmte Aufgabenstellung verstanden wurde. Die Antwort darauf ist überraschend.
Spielen Sie dabei niemals Polizei, denn es gibt kein Richtig oder Falsch. Hören Sie vielmehr genau zu, wenn sich Schwierigkeiten andeuten. Dies ist dann wichtig, wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter parallel an verschiedenen Projekten arbeiten. Es ist nicht unüblich, dass Mitarbeiter als Diener zweier Herren mehreren Projektleitern zugeordnet sind und es am liebsten jedem recht machen möchten. Indem Sie allen Mitarbeitern, auch eher introvertierten Persönlichkeiten, den nötigen Raum geben, stellen Sie sicher, dass Sie Informationen zuverlässig erhalten.
Projekt im Wanken
Was geschieht nun, wenn ein wichtiger Mitarbeiter ausfällt, der für die nächsten Tage fest eingeplant war? Was passiert, wenn ein Entwurf wegen eines Feiertags schon früher zu liefern ist? Wie reagieren Sie, wenn Ihr Kunde kurz vor Abschluss des Projekts ganz neue Anforderungen definiert?
In solchen Fällen muss der Projektleiter zeigen, was er kann. Da bei ihm alle Informationen zusammenlaufen, hat er die Aufgabe, Transparenz zu schaffen, Prioritäten zu setzen und Ressourcenplanungen einzuschätzen. Er ist zuständig, Lösungen zu finden und Alternativen abzustimmen.
Der Projektleiter fungiert als Dreh- und Angelpunkt und konsolidiert in seiner Position alle Anfragen und Änderungen. Besonders bei der Suche nach Alternativen ist es dabei eine große Herausforderung, auch ohne direkte Weisungsbefugnis oder Zugriff auf Ressourcen für alle einvernehmliche Lösungen zu finden. Ein "weil ich es sage" bringt niemand weiter, auch nicht mit Nachdruck. Stattdessen sind Diplomatie und Einfühlungsvermögen gefragt.
Handeln statt Schieben
Grundsätzlich gilt: Probleme und plötzliche Änderungen lösen sich nicht in Luft auf. Was auch immer passiert, Ihre Planung sollte dynamisch sein und Veränderungen berücksichtigen können. Auf keinen Fall sollten Schwierigkeiten ignoriert werden, es geht nur Zeit zum Gegensteuern verloren.
Diese Konzepte kennen wir in der Softwareentwicklung als „Agilität”.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr zu agilen Vorgehensweisen erfahren möchten!
Geben Sie sich niemals der Illusion hin, dass eine Änderung der ursprünglichen Planung keinerlei Auswirkung auf Ressourcen, Endergebnis oder Budget Ihres Projekts haben wird. Früher oder später werden Sie sich der Wirklichkeit stellen müssen und dann ist es allemal besser, früher reagiert zu haben.
- Kann zB für einen kranken Mitarbeiter ein adäquater Ersatz gefunden werden? Falls ja, blockieren Sie dessen Ressourcen so schnell wie möglich oder besprechen Sie dies mit seinem Teamleiter. Oft lassen sich auch durch geschicktes Verschieben von Aufgaben zusätzliche Ressourcen mobilisieren.
Das alles sind Dinge, die geklärt werden können. Vorausgesetzt, sie werden offen angesprochen. Wenn Ihre Planung jedoch nur eine Momentaufnahme ist, mehrere Wochen alt und nicht dauerhaft die Wirklichkeit widerspiegelt, wird es für Sie zum Glücksspiel, ob Ihr Projekt erfolgreich ist oder nicht.
Immer wenn etwas Unvorhergesehenes eintritt, sollten Sie und Ihr Team sich umgehend die Fragen vom Anfang nochmals stellen:
Wer macht was bis wann?
Überprüfen Sie anschließend Ihren ursprünglichen Plan auf Plausibilität und Realitätsnähe:
- Welche Auswirkungen gibt es auf die Ressourcenplanung?
- Was ist mit dem Budget und der Qualität des Endergebnisses?
- Ist unter den neuen Rahmenbedingungen eine Zielerreichung überhaupt noch möglich?
Sollten Sie zum Schluss kommen, dass eine neue Informationen auch nur einen dieser Punkte beeinflusst - egal ob positiv oder negativ -, teilen Sie dies umgehend allen Beteiligten mit. Eine klare und aufrichtige Kommunikation Ihren Kunden und Projektpartnern gegenüber, ist immer auch ein Zeichen von Professionalität, umso mehr, wenn es sich um unangenehme oder schlechte Nachrichten handelt.
Je klarer Sie kommunizieren, was sich geändert hat und wie die Konsequenzen lauten, desto höher wird die Bereitschaft sein, notfalls Mehrarbeit zu leisten oder andere Aufgaben zu verschieben. Ein gemeinsames Ziel und das Gefühl, miteinbezogen zu sein, setzen häufig ungeahnte Kräfte frei.
Fazit: Erhöhen der Professionalität
Kaum ein Projekt verläuft völlig reibungslos. Richten Sie sich von Anfang an darauf ein, dass es zu Problemen und Schwierigkeiten kommen wird, dann trifft es Sie nicht unvorbereitet.Wenn es soweit ist, sollte Sie nichts daran hindern, alle Änderungen und Auswirkungen offen mit Kunden und Mitarbeitern zu besprechen. Probleme verschwinden nicht von allein. Je energischer Sie ein Problem angehen, desto mehr Zeit bleibt Ihnen, eine Alternative intern vorzubereiten und diese nach außen hin zu vertreten.Lassen Sie Ihre Planung leben und bleiben Sie jederzeit über den aktuellen Status auskunftsfähig. Sie können ein Projekt nur aktiv steuern und flexibel agieren, wenn Sie wissen, was gerade passiert oder passieren sollte.Kommunizieren Sie Änderungen umgehend und offen an alle Projektbeteiligten, damit diese sich darauf einstellen können.Das ist nicht nur professionell, sondern auch fair.Ihre Kunden und Projektpartner werden sich freuen, nicht nur über den Projektstatus informiert zu werden, sondern auch über konkrete Lösungsvorschläge. Auf diese Weise sind Sie als Projektleiter nicht mehr der Überbringer schlechter Nachrichten, sondern werden für Ihre kompetente Arbeitsweise respektiert.
