ERP-Projekte

Ausschreibung von ERP-Systemen

1. Bedarfsanalyse und Anforderungsmanagement: Wir ermitteln gemeinsam mit Ihnen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und erstellen ein detailliertes Anforderungsprofil. Damit stellen wir sicher, dass das ausgewählte ERP-System genau Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
2. Markt- und Lieferantenanalyse: Wir unterstützen Sie bei der Marktanalyse und identifizieren mit Ihnen gemeinsam die besten Anbieter und Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. So finden Sie die optimalen Partner für Ihr ERP-Projekt.
3. Erstellung von Verträgen und Ausschreibungsunterlagen: Wir erstellen präzise und umfassende Ausschreibungsunterlagen, die sicherstellen, dass Sie Angebote erhalten, die Ihren Anforderungen genau entsprechen. Dies minimiert Missverständnisse und erhöht die Qualität der Angebote. Wir übernehmen den fachlichen und qualitativen Teil der Ausschreibung. Die juristischen Vertragsformulierungen sind durch einen Rechtsberater Ihres Vertrauens zu erstellen.
4. Bewertung und Auswahl von ERP-Systemen: Wir unterstützen Sie bei der Bewertung der eingegangenen Angebote und der Auswahl des am besten geeigneten ERP-Systems. Unsere Expertise hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Neubeschaffung von ERP-Systemen

1. Projektplanung und -management: Wir unterstützen Ihren Projektleiter bei der gesamten Projektplanung und -Controlling sowie verschiedenen Themen in der Projektabwicklung wie Zeitplanung, Priorisierung, Aufwandsschätzung, Mitarbeitereinsatzplanung, Weiterbildung, etc. um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten. So wird Ihr Projektleiter entlastet, Sie bleiben im Zeit- und Kostenrahmen und erreichen Ihre angstrebten Qualitätsziele.
2. Implementierungsunterstützung: Unser Team begleitet Sie in der gesamten Implementierungsphase und stellt sicher, dass qualitätsorientiert und effektiv vorgegangen wird und das neue System Ihre Vorgaben, insbesonders hinsichtlich Security und Qualität, erfüllt und gut in Ihre bestehende Infrastruktur integriert wird.
3. Qualitätssicherung: Durch kontinuierliche Überprüfung und Tests stellen wir eine hohe Qualität und passende Funktionalität des neuen ERP-Systems sicher. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Ausfällen.

Migration von Altsystemen

1. Ist-Analyse und Strategieentwicklung: Wir analysieren Ihr bestehendes ERP-System und entwickeln eine maßgeschneiderte Migrationsstrategie in Zusammenarbeit mit Ihren IT-Spezialisten und dem Lieferanten. Dies stellt sicher, dass die Migration vom Altsystem effizient, zielgerichtet und reibungsfrei erfolgt. Wir helfen Ihnen, schon im Vorfeld ein angemessenes Qualitätssicherungs- und Staging-Konzept für den kontinuierlichen Betrieb und die laufende Weiterentwicklung und Updates Ihres ERP-Systems zu konzipieren und aufzusetzen.
2. Datenmigration: Wir sorgen durch methodische und qualitätssichernde Leistungen dafür, dass vom Lieferanten eine sichere und vollständige Übertragung Ihrer Daten vom bestehenden System in das neue System durchgeführt wird. Dabei achten wir besonders auch auf die Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten. Auch Themen wie Datenschutz, Security und Anonymisierung oder Pseudonymisierung werden berücksichtigt.
3. Systemintegration und Anpassung: Wir achten als externe Prozess-Controller und Qualitätsmanager auf Qualität und Effizienz bei der Anpassung des neuen ERP-Systems an Ihre spezifischen Anforderungen und bei der Integration des Systems in Ihre bestehende IT-Landschaft. So bleibt Ihre IT-Umgebung konsistent und leistungsfähig.
4. Nachbetreuung und Support im Pilotbetrieb: Auch nach der Migration stehen wir Ihnen mit unserer Erfahrung unterstützend zur Seite, um eine gute Inbetriebnahme und den langfristigen Erfolg des neuen ERP-Systems zu gewährleisten.

Qualitätssicherung und -verbesserung

1. Audit und Review der Projektprozesse: Wir führen regelmäßige Audits und Reviews im ERP-Projekt durch, um sicherzustellen, dass alle Projektprozesse den gewünschten Qualitätsstandards entsprechen. Dies fördert die kontinuierliche Verbesserung und Einhaltung von Best Practices im Projekt, in der Inbetriebnahme und auch im späteren Betrieb des ERP-Systems.
2. Risikomanagement: Durch eine proaktive Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken stellen wir sicher, dass diese frühzeitig adressiert und minimiert werden. So schützen wir Ihr Projekt vor unvorhergesehenen Herausforderungen.
3. Testmanagement: Wir planen, konzipieren und implementieren angemessene Teststrategien, um die Funktionalität und Leistungsfähigkeit des ERP-Systems sicherzustellen. Dies garantiert eine reibungslose Nutzung des Systems nach der Inbetriebnahme.
4. Dokumentationsmanagement: Wir sorgen für eine umfassende und transparente Dokumentation, um die Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung zu gewährleisten. Eine gute Dokumentation erleichtert zukünftige Wartung und Erweiterungen.
5. Qualitätscoaching: Wir stärken das Bewusstsein und die Kompetenzen Ihres Projektteams in Bezug auf Qualität und Best-Practices. Dies fördert eine Kultur der Qualität im Projekt und in Ihrer Organisation.

• Erfolgreiche digitale Transformation durch die richtige Software-Strategie: Management-Beratung und Analysen vor der Ausschreibung und Entscheidung für einen Anbieter.
• Effizienz und Kosteneinsparungen: Durch unser strukturiertes Vorgehen und unsere Erfahrung vermeiden Sie kostspielige Fehler und maximieren die Effizienz Ihrer ERP-Projekte.
• Hohe Qualität und Zuverlässigkeit: Mit unserem Fokus auf Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung stellen wir sicher, dass Ihr ERP-System reibungslos und zuverlässig funktioniert.
• Effizienz und Effektivität in Software-Projekten: bei Ausschreibung, Umsetzung, Einführung, Betrieb.
• Minimierung von Risiken: Wir identifizieren und minimieren potenzielle Risiken frühzeitig und können Fehlermuster präventiv erkennen und korrigierende Maßnahmen empfehlen, um unerwartete Probleme zu vermeiden und einen reibungslosen Projektverlauf zu gewährleisten.
• Zufriedene Mitarbeiter: Durch gezielte Maßnahmen zur Qualitätssicherung und -verbesserung erhöhen wir die Akzeptanz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System.
• Wirtschaftlichkeit: Effizienz und Vermeidung von Fehler- und Folgekosten.
• Objektivität:  Neutrale Beratung und Ausschreibungsunterstützung, unabhängig von Herstellern und Lieferanten.
• Umfassende Leistungen aus einer Hand: Von der Ausschreibung bis zur Abnahme und Betrieb

Im Rahmen unserer Begleitung von ERP-Projekten hat sich folgendes Vorgehen bewährt, das wir dann individuell je nach Bedarf unserer Kunden anpassen:

Projektvorbereitung:

• Zusammensetzung des Projektteams: Auswahl der richtigen Teammitglieder ist entscheidend für den Projekterfolg.
• Festlegung eines Projekt-Sponsors: Ein Projekt-Sponsor sichert die Unterstützung für das Projekt auf allen Ebenen.
• Festlegung des Projektleiters bzw. Projektkoordinators auf Seiten des Auftraggebers: Es ist wichtig, dass ein Projektleiter mit klarer Verantwortung und Befugnissen im Rahmen des Projekts festgelegt wird. Wenn die Projektleitung durch den ERP-System Lieferenten erfolgt, muss beim Kunden jedenfalls ein kompetenter Projektkoordinator definiert sein.
• Projekt-Lenkungsausschuss (für große Organisationen): Ein Lenkungsausschuss überwacht und steuert große Projekte, um die Einhaltung der Unternehmensziele zu gewährleisten.
• Ausreichende Ressourcen: Sicherstellung, dass ausreichende finanzielle, personelle und technische Ressourcen zur Verfügung stehen.
• Klare Projektziele: Definierte und kommunizierte Ziele sorgen für klare Ausrichtung und Motivation.
• Kommunikation der Vision: Eine klare Vision motiviert das Team und sorgt für ein gemeinsames Verständnis.
• Key User: Key User sind entscheidend für die Akzeptanz und das Gelingen des Projekts und sollten intensiv eingebunden sein.
• Generelle Festlegung des Projektvorgehens: ERP-Projekte können plangetrieben oder auch agil abgewickelt werden. Die Art der Abwicklung bestimmt ganz wesentlich die Intensität und Gliederung der nachfolgend angegebenen für die weitere Vorbereitung und Umsetzung notwendigen Schritte.

Soll-Ist-Analyse und Festlegen von Projekt-Scope und Systemkontext:

• Erhebung des Ist-Zustands: Eine detaillierte Analyse des aktuellen Zustands bildet die Basis für eine zielgerichtete Verbesserung der Situation.
• Definition von Projekt-Scope und Systemkontext: Basierend auf der Projektvision und den Projektzielen wird der Projekt-Scope festgelegt. Darauf aufbauend wird der Systemkontext definiert, aus dem sich dann auch die für den Projektverlauf zu berücksichtigenden Systemschnittstellen ergeben.
• Definition des Soll-Zustands: Im Rahmen des Projekt-Scope wird unter Berücksichtigung der Ziele gemeinsam der grobe Soll-Zustand (Prozesse und grobe Anforderungsbeschreibungen bzw. Epics) modelliert und spezifiziert (z.B. in Form eines groben Lastenhefts).
• Abstimmung der Spezifikation: Die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder stellt sicher, dass die Anforderungen möglichst vollständig berücksichtigt werden.
• Festlegen von Qualitäts- und Leistungskriterien: Qualitäts- und Leistungskriterien helfen, den Projekterfolg zu messen und zu steuern.

Auswahl eines passenden ERP-Systems:

• Auswahl eines passenden ERP-Systems: Ein gut anpassungsfähiges System bietet langfristige Flexibilität und Skalierbarkeit.
• Auswahl des Softwareanbieters: Ein zuverlässiger und qualitätsorientierter Anbieter gewährleistet Support und Weiterentwicklung. Bereits in dieser Phase sollte nicht nur die Präsentation des Verkäufers bewertet werden, sondern schon ein erstes Lieferantenaudit der möglichen Anbieter druchgeführt werden. Leider zeigt die Erfahrung, dass vertriebliche Präsentationen oft gut sind, das angebotene System aber mangelhaft ist. Es gilt der Spruch: "Drum prüfe, wer sich lange bindet!"
• Auswahl des System-Integrators / ERP-Beraters: Erfahrene Integratoren und ERP-Berater sichern eine reibungslose Implementierung. Auch hier gilt: Ein bereits frühzeitig durchgeführtes Anbieter-Audit kann negative Überraschungen in der nachfolgenden Projektumsetzung vermeiden.

Detaillierung der Spezifikation (Pflichtenheft bzw. Backlog-Refinement) mit dem ausgewählten Anbieter / Berater:

• Erstellung der umzusetzenden Detailspezifikation (Pflichtenheft) gemeinsam mit den Key Usern: Die Key User bringen wertvolles Praxiswissen ein und fördern die Akzeptanz des neuen Systems.
• Festlegung des finalen Projektplans bzw. Projektvorgehens: Ein gut abgestimmter Projektplan und Vorgehen stellt sicher, dass alle Beteiligten zielgerichtet vorgehen und abgestimmte Erwartungen an die Umsetzungsschritte haben. ERP-Projekte können plangetrieben oder auch agil abgewickelt werden. 
• Software- oder Geschäftsprozessanpassungen: Definition von individuellen Anpassungen / Zusatzprogrammierungen der ausgwählten Software. Diese sollten möglichst gering gehalten werden, um die Komplexität und das Risiko des Projekts zu reduzieren.
• Festlegung der Migrationsstrategie für Prozesse, Daten und Funktionalität: Eine klare Migrationsstrategie reduziert Risiken und vermeidet Datenverluste und enttäuschte Erwartungen.

Umsetzung und Einführung:

• Prüfung der Hardware- und Software-Voraussetzungen: Sicherstellen, dass die vorhandene Hardware die Anforderungen des neuen Systems erfüllt und dass alle notwendigen Software-Voraussetzungen erfüllt sind.
• Installation und Basis-Setup: Sicherstellung der grundlegenden System-Voraussetzungen und vorbereiten der Systeme für einen stabilen Start.
• Testen der Installation und des Basis-Setups: Frühzeitige Tests reduzieren das Risiko von Installationsproblemen. Das Deployment-Konzept inklusive Staging-Systeme für die Überführung von künftigen neuen Software-Versionen soll idealerweise bereits am Projektbeginn getestet und einsatzbereit sein.
• Umsetzung der beauftragten Prozess- und Anforderungsspezifikation: Parametrierung, Konfiguration, Workflow-Definition, Report-Definition, Schnittstellen, Zusatzprogrammierungen, notwendige Anpassung von Drittsystemen, etc.
• Migration der Daten: Auswahl der optimalen Übertragungsmethode für die Datenmigration. Sicherstellung der Datenintegrität und -verfügbarkeit im neuen System.   
• Qualitätssicherung: Sicherstellung einer regelmäßigen und zuverlässigen Qualitätssicherung im gesamten Projektverlauf.
• Compliance und Datenschutz: Sicherstellen, dass normative und rechtliche Vorgabenn für das Projekt rechtzeitig adressiert und passend umgesetzt werden.
• Vorbereitung der Benutzung durch die Mitarbeiter: Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter bei der Nutzung des neuen Systems.

Begleitendes Change-Management und Controlling:

• Projekt-Controlling: Regelmäßige Überwachung und Steuerung des Projekts zur Sicherstellung der Zielerreichung.
• Incentives und Pönalen: Anerkennung bei übertroffenen Leistungen und Pönalen bei Leistungsmängeln fördern die Motivation und Fokus des Anbieters auf die wichtigen Themen.
• Dokumentation: Aktuelle Projekt- und Systemdokumentation erleichtert die Nachverfolgbarkeit und Wartung.
• Management Commitment und Awareness: Unterstützung und Verständnis durch das obere Management ist entscheidend für den Projekterfolg.
• Kommunikation: Transparente, umfassende und regelmäßige Kommunikation fördert das Verständnis und die Akzeptanz des Projekts.
• Kooperation und Einbindung aller Stakeholder: Zusammenarbeit mit allen Beteiligten stellt sicher, dass alle Anforderungen und Erwartungen berücksichtigt werden.